Subform dalam MS Access adalah salah satu bentuk kontrol dalam form yang sangat intuitif bagi pengguna. Tampilan subform yang fleksible membuat banyak kemungkinan untuk menyusun form yang lebih mendekati bentuk dokumen fisik yang dipergunakan dalam sistem manual. Seringkali pada saat menyusun form dalam MS Access diperlukan adanya beberapa subform yang akan mengacu pada referensi dari data yang dicantumkan pada salah satu subform di dalam form yang ditampilkan.
Misalnya:
- Menampilkan daftar journal umum dalam bentuk subform. Detail jurnal ditampilkan dalam subform lain di dalam 1 form yang sama.
- Menampilkan daftar produk dalam bentuk subform. Beberapa subform di dalam form yang sama menampilkan informasi mutasi barang tersebut untuk beberapa gudang yang terpisah.
- Menampilkan daftar customer dalam bentuk subform. Menampilkan beberapa subform lain yang menampilkan daftar pesanan yang belum terkirim, daftar pembayaran berupa giro yang belum bisa dicairkan, sekaligus daftar piutang yang belum jatuh tempo.
Menampilkan subform dalam form diawali dengan membuat form baru. Cara sederhana untuk membuat subform dalam MS Access adalah dengan click-and-drag tabel ke dalam form.
Untuk membuat subform kedua dan selanjutnya, maka diperlukan sedikit penyesuaian dalam property dari subform-subform tambahan supaya informasi yang ditampilkan dalam subform akan sinkron dengan subform pertama yang akan dijadikan acuan utama dalam relasi antar subform-subform lain nya. Subform utama disebut master subform, sedangkan subform yang mengacu pada referensi dari master subform selanjutnya disebut child subform.
Berikut contoh studi kasus menampilkan 1 master subform dan 1 child subform dalam 1 form. Data yang akan ditampilkan adalah daftar journal dalam master subform dan detail journal dalam child subform.
Definisi tabel yang dipergunakan dalam contoh kasus ini:
ID: Autonumber
JournalNo: Text(10)
JournalDate: Date/Time
ID: Autonumber
JournalID: Number
LedgerID: Number
Debit: Currency
Credit: Currency
ID: Autonumber
LedgerID: Number (Long Integer)
LedgerDescription: Text(25)
Langkah ke-1:
Membuat form baru untuk menampilkan master subform
Hasil run setelah langkah ke-1:
Langkah ke-2:
Menambahkan child form ke dalam form.
Hasil run setelah langkah ke-2:
Langkah ke-3:
Gunakan textbox untuk menampilkan referensi dari master subform. Property data source dari textbox diisi dengan data referensi yang diambil dari master subform. Nama dari textbox ini sebaiknya diubah untuk mempermudah referensi selanjutnya. Dalam contoh ini nama textbox diubah menjadi txtMasterRef
Hasil run setelah langkah ketiga:
MasterRef berhasil dimunculkan dan sinkron dengan master subform.
Langkah ke-4:
Pada child subform, ubah property berikut:
Link Master Fields: diisi dengan data referensi dari master subform. Dalam contoh kasus ini txtMasterRef
Link Child Fields: diisi dengan field dalam child subform yang berkorelasi dengan field dalam master subform. Dalam contoh kasus ini JournalID
Hasil run setelah langkah ke-4:
master subform sinkron dengan child subform. Textbox MasterRef bisa disembunyikan setelah penyusunan form selesai. (Ubah property Visible dari textbox menjadi No.)
Contoh database dalam artikel ini dapat diunduh dari:
https://github.com/AndreasKodyat/AccessMultiSubform/
Selamat mencoba!