Oleh: Haer Talib

Saat ini banyak aplikasi Access bisa diperoleh di Internet, yaitu aplikasi-aplikasi Office atau produktivitas yang dibuat dengan Microsoft Access. Tetapi di komputer tidak ada Access. Bagaimana menjalankannya?

Aplikasi Access

Aplikasi Access adalah program aplikasi yang dibuat dengan Microsoft Access. Untuk menjalankannya, memang perlu ada software Microsoft Access itu sendiri. Sama seperti file Excel, baik berupa worksheet maupun yang sudah berupa aplikasi, memerlukan Microsoft Excel untuk membukanya.

Cara menjalankan aplikasi seperti ini sebenarnya lumrah. Aplikasi yang dibuat dengan .Net pun memerlukan .net framework terinstal di komputer, dan aplikasi yang dibuat dengan Java pun (Java Applet) membutuhkan framework Java atau setidaknya Java Runtime untuk menjalankannya.

Access Runtime

Khabar gembiranya, kita tidak harus memiliki software Microsoft Access yang full untuk menjalankan aplikasi Access.

Software Access yang full diperlukan jika kita ingin membuat database, membuat aplikasi, atau menggunakan Access untuk mengelola data (baik data dalam database Access maupun data dalam sistem database lain seperti SQL Server, Oracle, MySQL, dan lain-lain).

Jika ingin menjalankan aplikasi Access, namun tidak ingin membeli software Access yang full, maka kita bisa menggunakan Access Runtime.

Access Runtime sama seperti software pada umumnya, perlu diinstal ke komputer. Bedanya, Access Runtime hanya bisa digunakan untuk menjalankan aplikasi Access, tidak bisa digunakan untuk membuat database dan aplikasi, bahkan tidak bisa digunakan untuk mengelola data secara langsung (pengelolaan data dilakukan melalui aplikasi).

Access Runtime disediakan oleh Microsoft (pembuat Microsoft Access), gratis dan legal (boleh didistribusikan ke user). Untuk mendapatkannya, tinggal download di sini:

Note: sebenarnya anda bisa langsung mencari di situs Microsoft, namun lumayan beribet dengan info dan promo yang muncul, jadi kami sediakan pilihan downloadnya di sistus Software.web.id (anda tinggal pilih dan klik).

Memilih Access Runtime

Access Runtime tersedia untuk macam-macam versi Access, misalnya untuk Access 2013 tersedia Access Runtime 2013, untuk Access 2016 tersedia Access Runtime 2016. Selain itu, Access Runtime juga harus dipilih sesuai dengan versi bit Microsoft Access, yaitu 32 bit atau 64 bit.

Pedoman “singkatnya” ini:

• Jika aplikasi yang ingin dijalankan “masih” accdb (file aplikasi berekstensi .accdb atau belum di-compile), maka anda boleh menggunakan Access Runtime versi apa saja (saya sarankan pilih Access Runtime 2016 versi 64 bit, karena -menurut saya- lebih “menjamin” aplikasi berjalan lancar).
• Jika ada spesifikasi bahwa aplikasi dibuat dengan Access 32 bit dan tidak disarankan untuk dijalankan pada Access 64 bit, maka pilih Access Runtime 32 bit (sebaiknya tetap memilih Access Runtime 2016 jika aplikasi masih accdb). Aplikasi 32 bit biasanya menggunakan “library” alias subroutine atau function “lama” yang kurang kompatibel dengan Access 64 bit sehingga muncul error.
• Jika aplikasi “sudah” dalam format accde (file berekstensi .accde atau sudah di-compile) maka anda harus menggunakan versi bit yang sama dengan Access yang membuatnya, yaitu 32 bit atau 64 bit. Periksa apakah pembuatnya menyediakan versi 64 bit, karena jika ada sebaiknya anda menggunakan yang versi 64 bit.
• Periksa versi Access yang direkomendasikan oleh pembuat aplikasi. Umumnya versi 2016 bisa menjalankan aplikasi yang dibuat dengan Access versi 2010, 2013, dan 2016 (namun ada juga kejadian pemakaian Access Runtime 2016 justru “error” sementara pada Access Runtime 2013 tidak ada masalah).
• Kabar baiknya, Access Runtime 2016 bisa menjalankan aplikasi yang dibuat dengan Access 2019 dan 2021, jadi anda cukup menggunakan Access Runtime 2016 saja (dan memang tidak ada Access Runtime versi di atasnya J).

Saran untuk Developer

Dalam hal distribusi aplikasi Access ke user, saya menyarankan:

• Jika tidak harus memproteksi aplikasi dalam format accde, sebaiknya aplikasi tetap dalam format accdb, karena lebih fleksibel dalam memilih versi Access-nya (baik versi tahun maupun versi bit, baik Access full maupun Access Runtime). Umumnya aplikasi dalam format accdb bisa dijalankan dalam semua versi Access (2010 ke atas).
• Jika harus accde, sebaiknya compile aplikasi menggunakan Access 2010, karena akan berjalan baik pada Access 2013 ke atas, dan cantumkan spesifikasi minimal Access 2013, karena (berdasarkan pengalaman saya) tidak semua Access 2010 bisa menjalankan aplikasi yang di-compile dengan Access 2010 kita (mungkin karena beda patch dan lain sebagainya).
• Jika anda meng-compile aplikasi menggunakan Access 2013, maka sebaiknya persyaratan minimum di sisi user adalah Access 2016.
• Selalu sediakan dua versi bit (32 bit dan 64 bit) untuk aplikasi accde, karena walaupun komputer user tergolong baru, tidak ada jaminan Microsoft Office yang terpasang sudah 64 bit (kadang-kadang tergantung toko komputer yang biasanya hanya clone dari HD master yang mereka punya).

Banyak Versi Access di Komputer

Jika ternyata di komputer user sudah ada Access (misalnya versi 2007) sedangkan persyaratan minimal versi Access untuk menjalankan aplikasi accde adalah 2016, maka bisa memilih solusi sebagai berikut:

• Apakah software Access 2007 yang sudah ada tersebut memang diperlukan untuk membuat database, aplikasi, atau untuk mengelola data? Jika tidak, maka sebaiknya Access 2007 yang ada di-remove (tidak harus uninstall Microsoft Office-nya karena mungkin aplikasi seperti Word, Excel, PowerPoint dan lain-lain masih diperlukan, cukup remove Access-nya saja), lalu install Access Runtime yang sesuai spesifikasi aplikasi. Cara lain adalah melakukan upgrade Access / Office jika memungkinkan.
• Sebenarnya Access Runtime bisa diinstal walaupun sudah ada Access full, walaupun berbeda versi tahunnya, namun mungkin muncul kebingungan dalam asosiasi file pada sistem Windows. Jika mengerti tentang asosiasi file ini, maka aman.
• Anda bisa menginstal banyak versi Access Runtime (jika spesifikasi aplikasi bermacam-macam), namun seharusnya versi yang lebih tinggi otomatis bisa menggantikan versi yang lebih rendah, sehingga Access Runtime versi yang lebih rendah bisa di-uninstall.
• Periksa versi bit Access (atau Office) yang sudah terpasang di komputer, karena anda hanya bisa menginstal Access Runtime dalam bit yang sama dengan yang sudah ada! (Trik untuk menginstal versi bit yang berbeda dalam satu komputer cukup rumit dan hanya dilakukan oleh mereka yang ahli sistem operasi Windows).

Jika anda terkendala dalam menginstal Access Runtime, silahkan merujuk ke artikel ini.

Cara Menggunakan Access Runtime

Access runtime tidak bisa dijalankan secara biasa, misalnya melalui menu Start, dan tidak ada ikon di desktop. Access Runtime otomatis akan dijalankan jika anda double-click file aplikasi Access-nya.

Jika di dalam komputer banyak versi Access, anda bisa memilih versi Access mana yang akan digunakan untuk menjalankan aplikasi. Caranya: klik-kanan file aplikasi, pilih “Open With”, lalu pilih Access yang ingin dijalankan. Anda “mungkin” bisa membedakan versi Access dengan melihat logonya.

Berdasarkan pengalaman, biasanya versi Access yang terakhir digunakan yang akan digunakan untuk menjalankan aplikasi ketika kita double-click filenya. Jika hal ini membuat bingung, maka sebaiknya anda meng-uninstall versi Access yang tidak ingin digunakan.

---

Demikian sedikit share ilmu pengetahuan dan pengalaman dalam menjalankan aplikasi Access. Jika ada yang kurang jelas atau tidak akurat, silahkan meninggalkan komentar, atau bisa langsung diskusi di group komunitas Access (link untuk join ada di footer website ini).

Semoga bermanfaat!